Продукт · прототип

Сверка актов с ИИ для бухгалтерии и ОЦО

Превратите входящий акт сверки в понятный список совпадений, расхождений и готовый черновик ответа. ИИ-агент извлекает реквизиты и операции, сопоставляет их с учётными данными и формирует ответный акт по согласованному формату контрагента. Мы подготовили прототип для этого сценария ОЦО. Бухгалтер разбирает исключения и подтверждает результат до отправки.

Обсудить автоматизацию сверки актов Посмотреть прототип

01От входящего акта — к подготовленному ответу.

02Для бухгалтерии и объединённых центров обслуживания, которые обрабатывают повторяющийся поток актов сверки.

03Демо-стенд на вымышленных данных; клиент скрыт по NDA

Публичный демо-стенд

Клиент: ~~Название клиента~~ — скрыто по NDA. Все документы, сотрудники, условия, ответы и числа на экранах вымышлены. Это концептуальные макеты пользовательского интерфейса.

Что меняется в обработке актов сверки

Контрагенты присылают акты с разной структурой: PDF, сканы, таблицы и собственные шаблоны. Сотрудник переносит реквизиты, ищет соответствующие операции в учёте, разбирает разницу и оформляет ответ в привычном для контрагента виде. Эти этапы связаны, но часто выполняются в нескольких окнах.

Продукт объединяет обработку входящего документа, сопоставление с учётными данными и подготовку ответа. Совпавшие операции не отвлекают от исключений. Для расхождения сохраняется исходная строка, основание сравнения и решение бухгалтера. Черновик ответа не подменяет согласование и не создаёт проводки.

Что даёт автоматизация сверки актов для оцо

От входящего акта — к подготовленному ответу.

Меньше переноса вручную

Реквизиты, период и операции извлекаются из согласованных входных форматов. Неоднозначные поля передаются на проверку.

Расхождение с основанием

Пользователь видит, какая операция не совпала, что указано в акте и что есть в учётном источнике. Причину можно разбирать без повторного поиска строки.

Ответ в нужной структуре

Система готовит черновик ответного акта по согласованному шаблону контрагента и сохраняет пояснения по неурегулированным позициям.

Как работает автоматизация сверки актов для оцо

Основной сценарий: от входных данных до результата, который проверяет ответственный сотрудник.

Примите и распознайте акт

Входящий файл попадает в очередь. Из него извлекаются контрагент, период, начальное сальдо и операции; спорные поля требуют проверки.

Сопоставьте операции с учётом

Документы и платежи сравниваются с выгрузкой или согласованным подключением. Итоговые суммы рассчитываются по извлечённым и подтверждённым строкам.

Разберите исключения

Бухгалтер видит отсутствующие документы, отличающиеся суммы и другие несовпадения. Можно запросить подтверждение или добавить пояснение, не изменяя учёт автоматически.

Подготовьте и проверьте ответ

Формируется черновик ответного акта в согласованном формате. Отправка и действия в учётной системе допускаются только после отдельного подтверждения ответственного.

Сверка акта и разбор расхождения

В демо по нашему учёту остаток составляет 60 000 ₽, по акту контрагента — 78 000 ₽. Разница 18 000 ₽ связана с документом, которого нет в тестовой выгрузке. Интерфейс показывает обе стороны и исходную строку, не объявляя расхождение автоматически ошибкой контрагента.

Демо сверки акта: операции двух сторон, остатки 60 и 78 тысяч рублей и расхождение 18 тысяч рублей. — Демо-стенд ОЦО. Контрагент, операции и суммы вымышлены. Учётные данные представлены тестовой выгрузкой.

Черновик ответного акта сверки

Следующий экран показывает ответ по нашему учёту и отдельно сохраняет неурегулированную позицию. Можно выбрать согласованный формат, скачать черновик и передать его на проверку. Итоговая отправка остаётся заблокированной до подтверждения бухгалтера.

Демо ответного акта: черновик по нашему учёту с неурегулированным расхождением и проверкой бухгалтера перед отправкой. — Демо-стенд. Черновик не отправлен, расхождение не урегулировано, бухгалтерские записи не изменяются.

Как принимаем автоматизацию сверки актов

Полный цикл оцениваем на реальных типах актов: от приёма файла до пригодного к проверке ответа. Успешное распознавание отдельной страницы ещё не подтверждает готовность всего процесса.

Как принимаем автоматизацию сверки актов
Этап	Что проверяем	Критерий рабочего результата
Извлечение	Реквизиты, суммы, знаки и периоды	Ошибочные и неоднозначные поля можно найти и исправить
Сопоставление	Документы, платежи и остатки	Суммы согласуются с операциями, несовпадения имеют основание
Исключения	Отсутствующие и спорные позиции	Решение бухгалтера сохраняется вместе с исходной строкой
Ответный акт	Шаблон, структура и пояснения	Бухгалтер может проверить и согласовать документ до отправки

Как адаптируем продукт под вашу компанию

Для пилота выбираем поток актов, характерные входные файлы, источник учётных данных и несколько форматов ответа. Утверждаем правила сопоставления и список ситуаций, которые обязательно остаются у бухгалтера. Интеграцию с учётной системой или почтой проектируем отдельно от демонстрационного интерфейса.

Срок обработки и долю ручной работы измеряем на сопоставимых заданиях. Новые шаблоны, повреждённые сканы, неполные реквизиты и разные правила знаков включаем в проверку. Обещание «любой файл без участия человека» не заменяет испытание на документах вашего ОЦО.

С чего начать пилот

На бесплатной диагностике выберем один рабочий поток, примеры входных материалов и результат, который нужен сотруднику. До настройки согласуем критерии приёмки. Техническая часть платного пилота обычно занимает 2–4 недели; подготовка данных и согласования влияют на общий срок.

Публичный пример приведён в кейсе прототипа. Для оценки вашей задачи достаточно обезличенных документов и нескольких характерных заданий.

Разбор сценария в блоге

Практический разбор: Автоматизация сверки актов: что проверить на пилоте.

Вопросы и ответы

Вопросы о продукте «Автоматизация сверки актов для ОЦО»

Какие входящие форматы можно обработать?

Состав форматов определяем на пилоте: PDF, изображения и таблицы проверяются на реальных образцах. Произвольное оформление акта — часть задачи, но поддержку каждого сложного шаблона и качества скана нужно подтвердить. Неоднозначность передаётся бухгалтеру.

Можно ли сформировать ответ в формате контрагента?

Да, в проекте согласуем структуру и реквизиты ответного акта для выбранных контрагентов. Система подготавливает черновик по этим правилам. Новый формат проверяется на примере, прежде чем его использовать в потоке.

Будут ли автоматически изменяться учётные записи?

В показанном сценарии нет: поиск расхождений и подготовка черновика отделены от записи в учёт. Любые дополнительные действия в системе учёта требуют отдельного проектирования, прав и подтверждения ответственного сотрудника.

Как работать с неурегулированным расхождением?

Оно остаётся видимым и переносится в пояснение к черновику. Бухгалтер проверяет исходную позицию, при необходимости запрашивает документ и принимает решение. Подготовка ответа не означает, что обе стороны уже согласовали остаток.

Начните с одного процесса

Обсудим вашу задачу и посчитаем эффект внедрения ИИ

Бесплатная диагностика, 30–40 минут. Разберём процесс, доступные данные и ограничения. На выходе — первые сценарии, ориентир по внедрению и расчёт на ваших цифрах.